时间管理——事情重要还是紧急?

六月 16th, 2009

“四象限法”时间管理模型,很多人都听说过。

第I象限是重要又急迫的事。比如,影响公司未来发展方向的会议、影响公司士气的突发性事件等等。这种事情一般要优先处理。这类事情比较少。

第II象限是重要但不紧急的事。比如,包括制定发展规划、考察、调研等。这种事我们要制定计划,按计划执行。

第III象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办,不高兴就可以不去想的事。

第IV象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。

也就是说,处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。为什么呢?

[本段内容是从其它的资料里摘录的 比如锻炼身体保持健康是重要的事情,而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康,就会常常为了病痛烦恼。又比如防火是重要的事情,而救火是紧急的事情,如果不注意防火,就要常常救火。找工作也是如此,想好自己究竟要什么是重要的事情,找工作是紧急的事情,如果不想好,就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大,迫使人们去赶紧做,相对来说重要的事情反而没有那么大的压力,大多数人做事情都是以压力为导向的,压力之下,总觉得非要先做紧急的事情,结果就是永远到处救火,永远没有停歇的时候。]

也就是说,“人无远虑,必有近忧”,不重视重要的事情,而总去做救火的事情,最终的结果是导致疲于奔命。也就是说,如果总是处理那些紧急的事情而忽略了更重要的事,最终结果就会把不紧急的事情做成了紧急的事。

作为领导者,把时间和精力更多地用在规划、团队建设、战略性的研究和分析,与重要的客户、合作伙伴建立联系,以及沟通协调上面。

那么不重要但很紧急的事情,又不得不处理?怎么办?作为管理者,一定要善于把“紧急不重要”的事情,充分放权给自己的下级。要知道,培养你的下级、建设你的团队,也是你的重要工作。

这件对你来说“不重要”的事情,对于你的下级来说,可能就是“非常重要”的了。每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度和满意度也会得到提升。

周末约了个重要的客户,老板却临时安排了任务,哪个更“重要”呢?这确实是件很难取舍的事情。对于普通的经理来说,客户是他的衣食父母,但是上司的要求又必须要按时完成。这两件紧急的事情都未必是重要的。所以你要看哪一件事更有利于工作的长期发展。

如是客户想要一个方案,比方说他们想要做一次海外推广,或者想要搞一个针对时尚人士的市场推广计划,完全可以授权给下级去做这件事情。不要担心他们一次做不好,那是他们成长的一部分。但是你要记着,要留出足够的时间去修改。

本文曾作为公司内部培训演讲内容。

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