时间管理——事情重要还是紧急?

六月 16th, 2009

“四象限法”时间管理模型,很多人都听说过。

第I象限是重要又急迫的事。比如,影响公司未来发展方向的会议、影响公司士气的突发性事件等等。这种事情一般要优先处理。这类事情比较少。

第II象限是重要但不紧急的事。比如,包括制定发展规划、考察、调研等。这种事我们要制定计划,按计划执行。

第III象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办,不高兴就可以不去想的事。

第IV象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。

也就是说,处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。为什么呢?

[本段内容是从其它的资料里摘录的 比如锻炼身体保持健康是重要的事情,而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康,就会常常为了病痛烦恼。又比如防火是重要的事情,而救火是紧急的事情,如果不注意防火,就要常常救火。找工作也是如此,想好自己究竟要什么是重要的事情,找工作是紧急的事情,如果不想好,就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大,迫使人们去赶紧做,相对来说重要的事情反而没有那么大的压力,大多数人做事情都是以压力为导向的,压力之下,总觉得非要先做紧急的事情,结果就是永远到处救火,永远没有停歇的时候。]

也就是说,“人无远虑,必有近忧”,不重视重要的事情,而总去做救火的事情,最终的结果是导致疲于奔命。也就是说,如果总是处理那些紧急的事情而忽略了更重要的事,最终结果就会把不紧急的事情做成了紧急的事。

作为领导者,把时间和精力更多地用在规划、团队建设、战略性的研究和分析,与重要的客户、合作伙伴建立联系,以及沟通协调上面。

那么不重要但很紧急的事情,又不得不处理?怎么办?作为管理者,一定要善于把“紧急不重要”的事情,充分放权给自己的下级。要知道,培养你的下级、建设你的团队,也是你的重要工作。

这件对你来说“不重要”的事情,对于你的下级来说,可能就是“非常重要”的了。每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度和满意度也会得到提升。

周末约了个重要的客户,老板却临时安排了任务,哪个更“重要”呢?这确实是件很难取舍的事情。对于普通的经理来说,客户是他的衣食父母,但是上司的要求又必须要按时完成。这两件紧急的事情都未必是重要的。所以你要看哪一件事更有利于工作的长期发展。

如是客户想要一个方案,比方说他们想要做一次海外推广,或者想要搞一个针对时尚人士的市场推广计划,完全可以授权给下级去做这件事情。不要担心他们一次做不好,那是他们成长的一部分。但是你要记着,要留出足够的时间去修改。

本文曾作为公司内部培训演讲内容。

  1. Diane, Amanda & MioEeelli(,Grayskn), Steven & Nicole(Hailey)& Kelli,Our thoughts & prayers go out to you all at this most difficult time. Please know that we share in your loss. Always, treasure the wonderful memories Randy has left behind, as he would want those to continue. Our deepest sympathy. God Bless and love you all,

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